Prórrogas del contrato a término fijo: lo que cambió en 2025 y casi nadie está contando bien

Si usted aprendió que un contrato a término fijo se puede prorrogar tres veces y dura máximo tres años, aprendió bien: así fue durante décadas. Dejó de serlo el 25 de junio de 2025. La Ley 2466 movió los dos números a cuatro, y de paso dejó una regla transitoria que le va a caer encima a contratos firmados hace años. Buena parte del contenido que hoy se encuentra buscando "cuántas veces se renueva un contrato a término fijo" sigue con los números viejos.

El preaviso de 30 días: lo único que cuesta plata por no hacer nada

Empecemos por lo que hay que hacer esta semana, no por la teoría.

Si ninguna de las dos partes avisa con 30 días de anticipación al vencimiento que quiere terminar el contrato, este se renueva solo, por un término igual al pactado. No hay que firmar nada. No hay que estar de acuerdo. Se renueva por el silencio.

Esa es la parte que convierte un descuido administrativo en una obligación de meses. Un contrato de un año que vence el 30 de septiembre necesita el preaviso a más tardar el 31 de agosto. El 1 de septiembre ya es tarde: ese contrato se prorrogó por otro año y no hay forma de deshacerlo unilateralmente sin pagar la indemnización del artículo 64 del CST, que en el término fijo es el valor de los salarios que faltaban hasta el vencimiento.

Dos precisiones que se preguntan seguido:

• El preaviso lo pueden dar las dos partes. También el trabajador que no quiere seguir.
• Debe constar por escrito. Un mensaje verbal no sirve para probar nada el día que haya que probarlo.
• No es una carta de despido ni requiere justa causa. Es avisar que el plazo pactado se va a cumplir y no se va a renovar.

Cuántas prórrogas se pueden hacer, de verdad

Aquí está el número que cambió, y es el que más circula equivocado.

Un contrato pactado por menos de un año se puede prorrogar las veces que las partes quieran. Pero después de la cuarta prórroga ya no puede renovarse por un período inferior a un año. Antes de la reforma ese límite estaba en la tercera.

Y hay una distinción que la ley hace explícita y que conviene entender, porque cambia lo que pasa en la quinta vuelta:

• Prórroga pactada: las partes acuerdan por escrito seguir. Después de la cuarta, el nuevo período no puede ser menor a un año.
• Prórroga automática: nadie avisó y el contrato se renovó por un término igual al anterior. En los contratos de menos de un año, la cuarta prórroga automática es por un año completo, no por el plazo corto que traía.

O sea que un contrato de tres meses que nadie vigila puede terminar convertido, sin que nadie firme nada, en una obligación de doce meses.

El tope de cuatro años y la conversión automática

El contrato a término fijo debe constar por escrito y no puede pactarse por más de cuatro años. Ese tope no es un límite por contrato: es el límite de la relación como término fijo.

Cuando se agota, el contrato se convierte en indefinido por ministerio de la ley. No hay que firmar un otrosí ni notificar a nadie. Simplemente, a partir de ese día, esa persona tiene un contrato a término indefinido con todo lo que eso implica: ya no hay vencimiento que esperar, y terminarlo exige justa causa o indemnización calculada de otra forma.

Las prórrogas automáticas tampoco pueden saltarse ese techo. Si al contrato le quedan ocho meses para llegar a los cuatro años y se prorroga por un año, esa prórroga no lo estira más allá del tope.

La transitoria que nadie tiene en el radar

Esta es la que va a sorprender a más empresas, y es la razón por la que vale la pena revisar los contratos viejos y no solo los que están por vencer.

Para los contratos que ya estaban vigentes el 25 de junio de 2025, los cuatro años no se cuentan desde que se firmaron. Se cuentan desde la entrada en vigencia de la ley.

Leído al derecho, es una buena noticia para el empleador: le devuelve margen. Leído al revés, es una fecha que no está en ninguna agenda y que llega igual. Y para el trabajador antiguo significa que la conversión a indefinido, que muchos daban por cumplida, todavía está por venir.

Aprendizaje y obra o labor: reglas distintas

Dos modalidades que se cuentan aparte y donde aplicar la regla de los cuatro años es un error.

Contrato de aprendizaje

La reforma lo redefinió: dejó de ser una figura especial de formación y pasó a ser un contrato laboral especial a término fijo, con duración máxima de tres años, no cuatro. Y subió la remuneración:

El cambio de etapa es el punto de control: el día que el aprendiz pasa de lectiva a práctica, la remuneración sube y se activan prestaciones. Si nadie lleva esa fecha, se paga de menos sin darse cuenta, y esa diferencia se reclama después con intereses.

Contrato de obra o labor

No tiene vencimiento en el calendario: termina cuando termina la obra o la labor contratada. Por eso no tiene preaviso de 30 días, no tiene prórrogas que contar y no se convierte en indefinido por el paso del tiempo.

Su riesgo es otro y es real: la obra tiene que estar descrita con precisión en el contrato. Un contrato de obra o labor que dice "las labores propias del cargo" no describe una obra: describe un empleo, y un juez lo puede leer como un indefinido disfrazado, con las consecuencias de haberlo terminado mal.

Cuatro errores que salen caros

1. Contar el preaviso desde la firma y no desde el vencimiento vigente. Si el contrato ya lleva prórrogas, la fecha que importa es la del final de la última, no la del contrato original.

2. Creer que renovar por escrito reinicia el tope. No lo reinicia. Los cuatro años corren sobre la relación completa, prórrogas incluidas.

3. Seguir usando el número tres. Es el error más extendido hoy, y produce dos daños opuestos: empresas que ofrecen contratos de un año creyendo que están obligadas, y empresas que encadenan prórrogas cortas creyendo que todavía les quedan.

4. Descubrir el vencimiento el mismo día. El preaviso no se puede dar retroactivamente. Cuando la alerta llega tarde, ya no hay decisión que tomar.

Cómo lo resuelve HoraPro

Nada de lo anterior es difícil de entender. Es difícil de vigilar, y por eso se escapa: son fechas que hay que revisar persona por persona, todos los meses, contra una tabla que la mayoría tiene desactualizada.

HoraPro lleva los contratos de su equipo con esas reglas adentro:

• Avisa antes de que venza el preaviso, no cuando vence el contrato. Que es cuando todavía se puede decidir.
• Cuenta las prórrogas y advierte cuando la siguiente ya no puede ser por menos de un año.
• Calcula la fecha de conversión a indefinido, aplicando la transitoria del 25 de junio de 2025 a los contratos que ya venían corriendo.
• Marca el cambio de etapa de los aprendices, que es cuando la remuneración sube.
• Guarda el documento firmado y sus otrosíes junto a la ficha de la persona, que es donde se buscan el día que hacen falta.

La lista de colaboradores muestra el estado de cada contrato de un vistazo: vigente, por vencer, con el preaviso encima, o prorrogado solo porque nadie avisó a tiempo. Ese último estado es el que este artículo existe para evitar.

Y si lo que necesita es la cuenta de un caso puntual que ya terminó, ahí está la calculadora de liquidación de contrato.

Samir Orozco
CEO de HoraPro

Monté HoraPro porque lo necesitaba en mi propia empresa. Llevaba los permisos en Excel, vivía pendiente de si la gente llegaba a tiempo, y cada quincena terminaba sacando las cuentas a mano. En algún momento entendí que eso no se arreglaba con más disciplina, sino con una herramienta que me lo quitara de encima. Lo que salió de ahí es lo que hoy usan otras empresas colombianas con el mismo problema.